Comment bien penser et organiser sa gouvernance ?

Par Skope, le 16 nov. 2018 11:56:50
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Savez-vous qu'une « bonne » gouvernance aide les entreprises à être plus performantes et à réduire leurs risques ?
Pour rendre les entreprises plus responsables et transparentes vis-à-vis de leurs actionnaires et partenaires, bien organiser sa gouvernance est un critère de sérieux et de réussite.

Et à l’inverse, une « mauvaise » gouvernance d'entreprise peut être à l’origine de nombreux problèmes !

Mais la gouvernance qu'est-ce que c'est ? Ce sont des instances de décisions qui reposent sur une relation de confiance entre les différents participants, notamment actionnaires et dirigeants. Et la notion de confiance est très importante !

Sans confiance au sein de ces instances, l'entreprise peut vite se retrouver confrontée aux problèmes suivants:

  • Des situations de lenteur, d'inefficacité ou simplement une mauvaise approche de certaines problématiques;
  • Une incapacité à prendre du recul sur son activité, et à saisir les bonnes orientations stratégiques.

Dans cet article nous vous rappelons les bonnes pratiques pour organiser sa gouvernance de manière efficace, quelle qu'en soit l'instance, depuis l'organisation des réunions jusqu'au suivi des actions et décisions.

Le cadre de la gouvernance.
Instances.

Dans toute organisation, on distingue généralement trois types d'instances avec différents mandats :

  • Le conseil d’administration, en charge de décider des orientations stratégiques ;
  • Le comité de direction, en charge de la mise en place de ces orientations ;
  • Les comités de projets spécifiques, plus spécialisés autour d’une problématique.

Il est important que chaque instance de gouvernance ait un mandat et des attributions clairs et connus de tous. Il est aussi important qu'il n'y ait pas de superpositions entre les mandats ou des attributions des différentes instances et il convient donc de regarder la gouvernance comme une mécanique globale à l'échelle de l'organisation et pas seulement par instance, géographie ou département.

Pour assurer la fluidité de cette mécanique et l'efficacité de chacune des instances, il est aussi important de s'assurer de la comptabilité de celles-ci entre elles en matière de fréquence et de format, comme détaillé ci-dessous.

Fréquence.

Définir la fréquence de réunion des instances est indispensable à une bonne articulation dans le cadre de la gouvernance globale.

A titre d’exemple, un comité de direction pourra se réunir toutes les semaines ou tous les mois. Un conseil d’administration se réunira plutôt de façon bimensuelle ou trimestrielle. L'important étant la compatibilité entre la fréquence de réunion de ces deux instances.

La périodicité de chaque instance de gouvernance (en dehors de réunions urgentes ou exceptionnelles) doit idéalement être régulière et figée dans les agendas des participants afin que ces réunions deviennent des rendez-vous importants et utiles.

Formats.

Vous avez à votre disposition plusieurs formats pour organiser les réunions du conseil ou de vos comités. Les visioconférences et les conférences téléphoniques peuvent venir suppléer l’obligation présentielle des conseils et comités de direction.

Fixez la durée de la réunion de façon à cadrer le travail des participants, et désignez le président de séance qui tiendra le rôle d'organisateur des débats.

Au fur et à mesure, vous aurez par ailleurs à adapter votre organisation de réunions au décalage horaire ou aux contraintes de déplacement voire d’agenda des participants.

N'hésitez pas à accorder le plus en amont possible le format des réunions et le planning. Une bonne pratique est la répétition du cycle de réunions par exemple tous les lundis ou tous les 1er du mois, afin que les participants intègre cela dans leur routine et ne prévoient rien d'autres sur ces créneaux.

C’est une condition essentielle pour la fluidité de votre gouvernance !

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Organiser sa gouvernance.

Ordre du jour.

La définition de l’ordre du jour est fondamentale pour une réunion efficace. L'ordre du jour sera défini de façon collégiale par le président de séance que vous aurez identifié, et par les participants à la réunion.

Anticipez au maximum l'ordre du jour pour laisser suffisamment de temps à la préparation des sujets par les différents contributeurs.

Il est par ailleurs conseillé d'identifier clairement la nature de chacun des points pour que tous les participants soient clairs sur l'objectif de la discussion. On peut par exemple distinguer trois types de sujets :

  • Pour information;
  • Pour discussion;
  • Pour décision.

La récurrence de certains points est aussi une pratique répandue qui permet de créer une routine vertueuse, comme par exemple sur les chiffres ou l'activité.

Enfin, il convient de rappeler que tout sujet non préparé ne doit pas être mis à l'ordre du jour. Le rôle des instances de gouvernance est de faciliter la prise de décision et non les brainstormings, qui doivent rester le privilège de réunions de travail préparatoires.

Date.

Vous veillerez également à fixer les dates de réunion en fonction des contraintes d’agendas des administrateurs, dirigeants ou autres participants. L’anticipation est le point clé pour fixer les dates en fonction de la périodicité définie pour chaque type d’instance.

Les règles de fixation des dates de réunion doivent être connues de tous, de façon à ce que la tolérance aux tentatives de désistement reste minime et que ces réunions ne perdent pas de leur importance et consistance.

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Préparation.

Vous devez contribuer à responsabiliser les participants dans la phase de préparation et le suivi. Il convient dans la pratique d'associer un responsable à chaque point d'ordre du jour et de s'assurer que celui-ci sera correctement préparé dans un délais précis.

Une fois l'ordre du jour stabilisé et les documents de supports collectés, il est important de permettre à l'ensemble des participants de disposer de l'ensemble des éléments en suffisamment amont de la réunion afin d'assurer une bonne préparation.

Le suivi de la gouvernance.


Il est important de conserver des processus systématisés de suivi, afin de ne pas perdre de l’information entre les réunions de travail. Un éventuel défaut d’information peut être source d’erreurs ou de tension entre les membres d’un collectif décisionnel.

La notion de traçabilité des décisions et des actions est importante pour l'efficacité de votre organisation, quelle que soit sa taille ou sa mission.

Compte-rendu.

Le compte-rendu de réunion est le document principal du suivi, il doit être systématisé et formalisé afin de toujours classifier les informations de la même manière. Il est ainsi le document le plus utile pour une gouvernance efficace dans la durée, tout au long du processus décisionnel.

Une fois rédigé, faites-en sorte de le partager à toutes les parties prenantes, de préférence au travers d’un système d’information centralisé et confidentiel afin que les protagonistes n’aient jamais à le « chercher », ou avoir à le copier dans un endroit sensible en termes de cyber-sécurité.

Listes d’actions.

N'oubliez pas que le suivi, ce n’est pas uniquement les compte-rendus de réunions. L'organisateur des instances de gouvernance se doit d’assurer le suivi écrit, mais surtout d'accompagner le suivi de la mise oeuvre des décisions prises en instance.

Privilégiez la méthode des listes, en établissant une liste d’actions concrètes à mener au sein de l’entreprise, directement reliées aux points de l’ordre du jour qui auront fait l’objet de décisions de la part des conseils ou comités. De même que pour l’ordre du jour, il est recommandé de désigner un responsable et éventuellement une date butoir afin de garantir le suivi dans la durée.

Pour conclure cet article sur la façon de bien penser et d'organiser sa gouvernance, nous insistons sur le fait que toutes les modalités décrites ci-dessus sont indispensables à la bonne tenue des réunions du conseil d’administration, du comité de direction ou d'autres instances.

L’objectif de cette organisation est de faciliter au maximum les prises de décisions, de créer les meilleures conditions pour une prise gouvernance efficace et assurer le suivi dans la durée de manière méthodique et systématique. La condition essentielle pour organiser sa gouvernance, parfois chronophage, est aussi de disposer d’outils performants.

La transformation digitale étant au cœur des préoccupations. Nous recommandons l’application Skope, qui est un puissant outil pour organiser sa gouvernance et ces instances de gouvernance. Disponible en SaaS sur tous les supports à destination des organisateurs (ex. secrétaires) et des participants (ex. administrateurs ou dirigeants) à ces réunions stratégiques, il permet la digitalisation de toutes les informations nécessaires. Il permet ainsi d’automatiser de façon efficace toutes les modalités décrites, d’assurer une véritable traçabilité, le tout de façon ultra-sécurisée.

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Onderwerp: Participants, Organisateur

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