Votre Conseil d'Administration en mode digital

Par Skope , le 1 oct. 2019 11:23:47

La gestion de la majorité des activités de votre entreprise est passée à l'ère du digital. Il serait logique que vos organes de gouvernance ne soient pas en reste. Pourquoi attendre demain puisque la technologie est prête ? 

L'intérêt principal de la digitalisation des processus d'une entreprise réside surtout dans le gain d'efficacité. Les investissements consentis au moment de l'implantation apportent un return en quelques mois. Les freins sont généralement plutôt d'ordre organisationnels que techniques. 

digitalisation du conseil administration

Une digitalisation des entreprises à tous les niveaux

Portails, data rooms, salles de courrier numérique, clouds,...autant de termes liés à la transformation digitale de toute entreprise moderne. Une digitalisation qui se décline par métiers, départements ou à l'échelle de toute l'organisation :

  • La comptabilité utilise des technologies telles que l'OCR, la dématérialisation des documents et l'ingestion automatisée des données dans un système informatisé de gestion comptable. 
  • Les flux de la chaîne de production se gèrent avec un ERP (comme SAP ou Sage) ou des applications informatiques propres, que ce soit pour la logistique, les achats, les commandes, la facturation, l'organisation de la production.
  • Les ressources humaines généralisent l'utilisation de portails de gestion. Ils sont à la fois développés pour les besoins du département RH en lui-même que pour ceux du personnel. Fiches de paye, congés, évaluations, tout est géré dans un outil unique où sécurisation et confidentialité sont assurés.
  • La gestion d'un projet ou d'un portefeuille de projet sont facilités par des outils informatisés comme Trello, Gantt ou Basecamp. Documents, suivis de réunions et des décisions, reporting d'avancement, communication, plannings y sont centralisés.
  • Les formations se mettent au digital en proposant e-learnings et autres formes d'outils pédagogiques tels que les Mooc, les webinaires ou même les applications en réalité augmentée qui servent à simuler des interventions chirurgicales, par exemple. 
  • La communication interne et externe s'automatise également par des outils de génération autonome de newsletters, de mailings, de communication sur smart TV. Sans oublier les outils de chat et l'Intranet présents dans beaucoup d'entreprises.

Guide d’achat d’un logiciel de gestion des conseils d’administration

Le digital s'infiltre de façon transversale dans tous les départements et touche les collaborateurs à tous les échelons de la hiérarchie. Qu'en est-il des organes qui gouvernent le fonctionnement de l'entreprise ? 

 

La digitalisation des CA, la suite logique d'une entreprise moderne

Dans une entreprise où tous les départements ont leurs outils digitaux, il semble logique que les organes de gouvernance passent à l'informatisation. De plus, des ponts sont possibles entre les applications. Une modernisation qui s'accompagne d'une indispensable étape de gestion du changement. 

7 avantages de la digitalisation des organes de gouvernance

La gestion des réunions des conseils d'administration ou des conseils de surveillance est rendue possible par des solutions digitales. 

Les principaux avantages de se doter d'une plateforme centralisée sont les suivants :

  1. Une information accessible à tous les membres des conseils d'administration ou des conseils de surveillance. Avant, pendant et après la tenue des réunions, tous les acteurs ont à leur portée les informations essentielles ;
  2. Une collaboration et des échanges plus nombreux entre les membres des conseils;
  3. Une centralisation des décisions prises au sein des conseils d’administration. Les informations centralisées formeront la mémoire collective de l'entreprise ;
  4. Un gain d'efficacité sur les aspects logistiques liés à l'organisation des réunions du conseil d'administration;
  5. Un gain de temps pour le Secrétaire du Conseil d'Administration lui permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Les procès-verbaux se rédigent et se partagent à une vitesse supérieure. 
  6. Une plus grande sécurisation puisque la digitalisation supplante l'utilisation des emails et des documents papier, autant de sources de fuites d'informations confidentielles.
  7. Une plus grande facilité de prise de décisions. Grâce au portail digital, les membres des organes de gouvernance disposent des informations clés, ce qui facilite les prises de décisions.

conseil administration digital

 

La digitalisation des conseils d'administration, un changement à gérer

Lorsqu'un CA décide de franchir le pas de la transition digitale, plusieurs étapes s'imposent pour une gestion du changement optimale :

  • le choix de l'outil adapté au budget et aux besoins des membres du conseil d'administration;
  • le planning d'implémentation du nouvel outil de gestion des réunions des organes de gouvernance;
  • la définition des parties prenantes, en plus des administrateurs. Les collaborateurs du département financier, informatique et le secrétariat général seront impliqués;
  • les actions de communication autour de l'outil puisque tout manque d'information porte préjudice à une acceptation d'un nouvel outil et de ses nouvelles procédures;
  • l'organisation des formations en vue d'apprendre toutes les fonctionnalités du portail aux futurs utilisateurs. 

Sans ces éléments, l’ensemble des parties prenantes adhèrent moins facilement au projet d'adoption d'un outil digital de gestion des réunions du conseil. Or, à quoi sert un outil performant si personne n'a l'envie ou les moyens de l'utiliser ?
 

Envie de franchir le pas de la modernisation des CA et des Conseils de surveillance ? Skope accompagne vos organes de gouvernance vers l'ère de la digitalisation. Contactez-nous pour un devis gratuit ou une démonstration

 

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Onderwerp: Participants, Organisateur, conseil d'administration

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