Comment digitaliser son conseil d'administration en cinq étapes ?

Par Skope , le 15 févr. 2019 14:27:03

Il est fréquent lorsque l’on interroge les acteurs ou les organisateurs de la gouvernance d’entendre les arguments suivants à propos de la dématérialisation ou de la sécurité des données : “Le papier est encore prédominant dans notre organisation”, “Certains de nos administrateurs auraient du mal à se passer de leur dossier papier”, “Nous sommes une petite organisation, et nos informations ne sont pas tellement sensibles”, etc.

Nous pensons que ces arguments, même s’ils correspondent à des pratiques habituelles, ne sont pas suffisamment pertinents au vu des avantages majeurs qu’apportent la dématérialisation et la sécurisation des informations liées au conseil d'administration et au comité de direction. Quelle que soit la taille ou la nature de votre organisation, que vous soyez un cadre dirigeant ou organisateur des réunions, les enjeux de la digitalisation sont largement supérieurs à ses contraintes.

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Pour adresser la conduite du changement dans votre organisation, et mettre en place des stratégies efficaces pour assurer la transition digitale, il convient de rassurer à propos des résistances internes, même importantes, qui peuvent apparaître au sein des équipes de dirigeants ou des organisateurs de réunion.

A l’aide de cinq étapes à suivre, nous vous proposons dans cet article de démystifier la digitalisation de votre conseil d'administration ou comité de direction. Il s'agit aussi de générer des gains d’efficacité que nous avons souvent constaté sur le terrain.

1. Évaluez votre contexte

Nous vous conseillons dans cette première étape de bien réaliser le diagnostic du besoin de votre organisation :

  • Êtes-vous une grande entreprise, une PME ou une organisation à but non lucratif ?
  • Lors de vos réunions d’instances de gouvernance, avez-vous accès à des informations sensibles : chiffres clés, liste de clients, stratégie à venir, salaires des dirigeants, informations sensibles sur les salariés ?
  • Communiquez-vous par e-mail l’ordre du jour des réunions de conseils ou de comités ? Qu'en est-il des documents préparatoires et des documents de suivi des décisions ?

Si vous vous sentez concernés par au moins une des questions ci-dessus, nous pensons qu’il est temps de vous interroger à propos de la transition digitale au sein de votre organisation. Il s'agit d’en saisir les enjeux et de parvenir à identifier les futurs facteurs clés de succès dans l’organisation des réunions d’instances de gouvernance.

Vous voilà prêt à lancer le changement !

 

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2. Créez un consensus

Que vous soyez un cadre dirigeant, ou l’organisateur des réunions d’instance, nous pensons que l’étape suivante est de créer un consensus sur le sujet de la transition digitale autour de vous :

  • Obtenez le support préalable du Président du conseil d’administration sur le sujet. Assurez-vous de son soutien tout au long de votre démarche.
  • Soumettez ensuite la décision d’adopter un outil de dématérialisation pour l’organisation des conseils ou comités de direction directement en Conseil, de façon à obtenir un accord collectif sur le sujet.
  • Identifiez et nommez un responsable du projet de digitalisation des processus d’organisation des réunions, par exemple le secrétaire du conseil d'administration.

Une fois ces étapes terminées, vous aurez obtenu un large consensus autour de la problématique de la transition digitale et favorable à l’adoption d’un outil applicatif. Cela vous permettra de la mettre en œuvre pour toutes les réunions de ces instances.

Ne négligez pas la dernière étape ! L’identification d’une personne en charge de la transformation est indispensable pour le pilotage et le suivi du changement.

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3. Choisissez la meilleure solution pour digitaliser votre conseil d'administration

Nous pouvons dorénavant vous présenter divers critères qui nous semblent indispensables à prendre en compte pour un outil de gestion applicative des réunions d’instances de gouvernance :

  • Toujours privilégier la simplicité d’utilisation pour l’organisateur des réunions (Secrétaire du conseil par exemple) et les participants comme critère principal. La transition digitale doit toujours être un facteur de simplification, d’efficacité et de confort pour l’usager. L’adhésion des équipes en dépend et donc la fluidité de votre gouvernance.
  • Vérifiez l’adéquation des fonctionnalités avec les besoins de votre organisation : (i) la préparation des réunions, (ii) l’accès à l’information en mobilité et hors ligne, (iii) la confidentialité, (iv) la collaboration entre les administrateurs, (v) le suivi des actions et des décisions dans la durée, etc.
  • Assurez-vous que le coût de la solution ne soit pas prohibitif afin de rendre la solution acceptable et compatible budgétairement... Nous recommandons de choisir un tarif n’excédant pas 10 euros par utilisateur et par mois. Ainsi pourrez-vous également déployer cette solution à une échelle plus importante comme le comité de direction et d’autres instances de votre gouvernance, ou dans d’autres régions géographiques.
  • Assurez-vous des garanties concernant la sécurité et la localisation des données échangées au travers de l’outil. La norme de chiffrement doit être minimum AES-256. La solution doit être certifiée ISO 27001 (management de la sécurité de l’information). Vous devez avoir la garantie que vos informations sont hébergés chez un partenaire fiable dans l’Union Européenne.
  • Pour une utilisation applicative optimale et une expérience utilisateur confortable, nous vous recommandons d’équiper les membres du conseil d'administration de tablettes tactiles. Si c’est déjà le cas, il suffira alors de leur installer l’application choisie. A ce titre, il est important que la solution dispose d’applications performantes sur les principales plateformes mobiles, à savoir iOS, Android, et Windows.

Parmi la combinaison d’outils que peuvent vous proposer les éditeurs de logiciels (voir notre article "Quels outils pour assurer une bonne gouvernance ?"), nous vous recommandons d’utiliser un portail de gouvernance, ou board portal . C'est un outil performant et centralisé d’organisation des réunions d’instances.

4. Investissez dans la formation

Une fois l’outil choisi, il est important de former les utilisateurs !

En premier lieu, la formation des organisateurs de réunions : secrétaire du conseil d'administration par exemple. Ce seront les premiers concernés par l’utilisation d’un outil applicatif simple d’utilisation, sécurisé et performant, comme le board portal. Les organisateurs pourront eux-mêmes former les membres des conseils et comités de gouvernance.

En second lieu, la formation des participants aux réunions d’instances (participants et décideurs) . A l’aide d’un outil simple et intuitif en termes d’expérience utilisateur (comme le board portal), la prise en main et les liens avec les organisateurs des réunions seront efficaces.

5. Investissez dans la construction de la mémoire de votre organisation

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Dernière étape, et non des moindres, dans ce qui nous semble très important d’appréhender lors d’une transition digitale vers un outil applicatif d’organisation de réunions de gouvernance : bâtir petit à petit une base de données numérique qui constituera la « mémoire décisionnelle » de votre organisation.

En effet, la digitalisation des processus de gouvernance ne s’arrête pas au déploiement d’un outil. L’utilisation de cet outil doit impérativement permettre de conserver les traces de échanges et des décisions prises lors des réunions.

L’organisateur des réunions sera en charge de ce suivi dans la durée. À l’aide de participants référents sur chaque décision prise afin de permettre la réalisation des actions entreprises et leur évaluation.

Avec le temps se constituera alors une « mémoire » collective de la gouvernance.Cette mémoire constituera un gain de temps considérable dans la formation de nouveaux administrateurs, et dans la pertinence des décisions prises grâce à un historique précis et exhaustif.

En conclusion de cet article sur la transition digitale lors de l’organisation d’un conseil d’administration, nous insistons sur le fait que malgré les réticences et les difficultés liées, rien n’est inatteignable à condition de procéder avec méthode et de sélectionner les bons outils.

De notre expertise, nous ne pouvons que vous recommander l’utilisation d’un portail de gouvernance (ou board portal) comme l’application Skope (www.skope.eu). C'est un outil centralisé (de la gestion d’agendas au suivi des décisions), pratique (en SaaS multisupports), sécurisé (ISO 27001) et performant (déjà adopté par plus de 1,200 clients).

 

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