Instances de gouvernance : mieux collaborer aux décisions stratégiques

Par Skope , le 16 juil. 2019 14:29:00

Les instances de gouvernance doivent prendre les bonnes décisions stratégiques. Avec un outil collaboratif et centralisé, c'est plus sûr, plus rapide et parfaitement maîtrisé.

Les contraintes de planning et de mobilité sont des enjeux majeurs pour organiser des réunions de prise de décisions stratégiques, comme des conseils d'administration ou des comités de direction. Les membres des instances de gouvernance sont souvent en déplacement ou dispersés géographiquement. Dans ce contexte, une plateforme de gestion et de suivi à distance s'avère indispensable. Elle offre la possibilité de collaborer en temps réel, en mode nomade et dans un environnement sécurisé. Démonstration.

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Instances de gouvernance : des flux de travail en amont et en aval

Depuis la naissance de Skype en 2003, les développements technologiques en matière de réunions virtuelles à distance ne cessent de progresser. Les logiciels de visioconférences et de webmeeting repoussent aujourd'hui les limites du présentiel. L'échange et le partage d'informations se dématérialisent dans l'ensemble des organisations, quelle que soit leur taille et tous secteurs confondus.

Les instances de gouvernance n'échappent ni à la règle ni à la tendance. La tenue des réunions de prise de décisions stratégiques et le travail collaboratif entre les membres du conseil nécessitent des outils de digitalisation adaptés. Mais surtout des outils de bonne gouvernance capables de gérer tout le flux de travail en amont et en aval des points de contact et de rencontre.

Les réunions stratégiques telles que les conseils d'administration, les comités de direction ou les conseils de surveillance brassent une quantité importante de documents avant, pendant et après. Elles mobilisent des personnes ayant différentes habilitations pour les commenter ou les mettre à jour. La réunion terminée, la valse des communications continue.

 

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Les 4 piliers d'un outil d'aide aux décisions stratégiques

Quand on parle de décisions stratégiques, les échanges par e-mail ne sont clairement plus une option, pour des raisons évidentes de sécurité de l’information et de bonne collaboration. Les besoins des instances de gouvernance ont évolué en même temps que les nouveaux modes de travail. Recourir à une solution digitale holistique permet de créer les conditions pour une prise de décision efficace.

L'accessibilité

instances-de-gouvernanceLes membres des instances de gouvernance ont besoin de flexibilité pour travailler à distance : de chez eux, en voyage d'affaires ou en visite extérieure. Ils doivent pouvoir accéder aux documents de réunion à tout moment, de n'importe où et sur n'importe quel support : bureau, tablette ou mobile.

L'information liée aux décisions stratégiques doit être facilement et rapidement consultable, au sein d'une interface intuitive et conviviale. La technologie qui synchronise le contenu en ligne et hors ligne est également une exigence essentielle pour permettre de modifier un document même en mode hors connexion. Une disponibilité 24h sur 24 et 7 jours sur 7 est indispensable aujourd'hui pour prendre les bonnes décisions stratégiques.

La collaboration

Les membres des instances de gouvernance doivent pouvoir travailler ensemble sur des documents ou des travaux de comités en ligne. C'est-à-dire pouvoir ajouter des commentaires, insérer des notes personnelles, biffer ou surligner certains passages et ouvrir des discussions sur tel ou tel élément clé abordé.

En fonction des ses habilitations, chaque membre bénéficie d'un accès collaboratif ou consultatif. Des notifications aux contributeurs sont également de mise pour collaborer efficacement et rester réactif. Pour faciliter la prise de décision, certains logiciels avancés gèrent même le vote et la signature des documents à distance.

La centralisation

La centralisation de l'information liée aux décisions stratégiques est un véritable gage de bonne gouvernance pour les organisations. La centralisation permet d'accéder rapidement aux résumés et comptes rendus antérieurs. Qui dit structuration et centralisation, dit aussi forcément réduction des facteurs de division, de doute, de tensions, d'inquiétudes.

Un besoin vital non seulement pour les décisions opérationnelles quotidiennes, mais à plus forte raison pour les décisions stratégiques des instances de gouvernance. L'attribution des points d’action vers chacune des personnes est sans contestation possible.

La sécurité de l'information

Dans leurs échanges et leurs flux de travail, les instances de gouvernance doivent redoubler de vigilance en matière de fuite d'information. Avec un outil de digitalisation des conseils d'administration, elles mettent aussi en place un canal de communication sécurisé. Seul un standard de chiffrement avancé en matière de gestion des données sensibles permet de garantir la confidentialité des décisions stratégiques.

 

C'est décidé, vous voulez aider vos instances de gouvernances à prendre les bonnes décisions stratégiques ? Il est temps de vous doter d'un logiciel de digitalisation et de gestion des conseils d'administration : téléchargez notre guide d'achat pour faire le bon choix.

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