Partage et sécurité des documents : quelle alternative à l'e-mail ?

Par Skope , le 5 juil. 2019 14:44:33

Membres des conseils d'administration et comités de direction, vous échangez au quotidien des informations confidentielles. Par e-mail ? Attention aux failles pour la sécurité des documents ! Heureusement, une alternative existe.

L’e-mail employé pour transmettre des documents confidentiels ne vous garantit ni la confidentialité ni la sécurité. Or, il existe pour les instances de gouvernance des solutions logicielles plus adaptées au partage et à la sécurité des documents et des données sensibles. Une alternative indispensable pour les flux d'information de vos réunions stratégiques.

 

Partager des documents confidentiels par e-mail, attention danger !

L'e-mail n'apporte aucune garantie pour la sécurité des documents confidentiels. Vous en doutez ? Une analogie simple devrait vous convaincre : envoyer un e-mail est aussi peu sécurisé que de déposer une enveloppe remplie de billets de 100 euros dans une boîte aux lettres.

Quand vous envoyez des documents confidentiels par e-mail, vous n'avez aucune garantie qu'ils arrivent à destination, qu'ils soient lus par la bonne personne, et que le destinataire en fasse bon usage.

5 bonnes raisons d'abandonner l'e-mail

sécurité des documentsLes organisations qui manquent de vigilance sur leur politique de sécurité et de confidentialité s'exposent à des risques importants de fuites de données sensibles. Et en la matière, l'e-mail est responsable des failles de sécurité les plus critiques.

Les risques pour la sécurité des documents confidentiels sont les suivants :

  1. être envoyés ou transférés intentionnellement ou malencontreusement vers une autre personne que le destinataire prévu ;
  2. ne pas arriver à destination : trop volumineux pour votre serveur ou celui de votre destinataire 
  3. ne pas être lus : par manque de vigilance ou en raison d'un problème de délivrabilité, relégués par exemple dans la boîte des indésirables (spams) ;
  4. avoir été effacés par inadvertance ;
  5. tombés sous les yeux d'une personne externe sur un écran laisse allumé.

 

Sécurité des documents, pensez aux conséquences des fuites

En conservant des documents confidentiels dans votre boîte e-mail, vous risquez le vol, la perte et la fuite de ces données sensibles.

Tout document ou message non crypté ou protégé par un accès restreint, peut être consulté par une personne de votre entourage privé ou professionnel et lui donner accès à des informations sensibles.

Certaines informations ne devraient pas tomber dans de mauvaises mains, notamment tout ce qui concerne :

  • votre stratégie : les projets de fermeture d'usine, d'acquisition ou de développement ;
  • votre industrie : la recherche et développement de produits ;
  • vos données commerciales : accords, contrats, politique de prix, base de données clients ;
  • vos ressources humaines : informations salariales, plan de restructuration ;
  • vos procédures juridiques : procès en cours, dépôt de brevets ;
  • vos informations financières : santé de l'entreprise et état de la trésorerie ;
  • vos actions politiques ou collectives : si vous êtes une organisation syndicale, un lobby, une ONG.

Imaginez ce qu'il se passerait si les procès-verbaux de vos conseils d'administration arrivaient aux concurrents, organisations syndicales, journalistes, clients, fournisseurs, salariés... ou sur les réseaux sociaux !

Guide : Comment bien rédigé un PV

 

Un portail cybersécurisé : l'alternative indispensable à l'e-mail

Un portail de digitalisation de l’information stratégique assure la sécurité des documents confidentiels et leur parfaite traçabilité. En tant que système de référence, il répond au besoin de partage et de centralisation propre aux instances de gouvernance en offrant :

  • Une accessibilité restreinte, avec des règles strictement définies pour chaque utilisateur.
  • Un chiffrement des données, qui rend les documents confidentiels illisibles sans une clé de décryptage.
  • Un environnement sécurisé, pour le stockage et l'archivage des documents confidentiels.

 

La protection des données sensibles, votre responsabilité d'entreprise engagée

protection des donnéesVous avez dû vous adapter au RGPD, le Règlement européen sur la protection des données (RGPD). Celui-ci impose aux organisations de mettre en place des procédures juridiques, techniques et opérationnelles pour protéger les données qu'elles détiennent.

En tant qu'entreprise ou organisation, vous êtes tenu comme responsable de la confidentialité et de la sécurité de vos données sensibles.

Le contexte de ce règlement est lui aussi propice à l'adoption d'un outil informatique sécurisé pour partager et protéger vos documents confidentiels.

 

Instaurer une culture de sensibilisation à l'information confidentielle

Si vous vous dotez d'un outil de gestion dédié à la sécurité des documents stratégiques, ne négligez pas l'éducation de vos utilisateurs. Sensibilisez-les à la protection des données sensibles, notamment interdisez fermement l'impression des documents confidentiels. Faites-en une priorité de votre bonne gouvernance d'entreprise.

Vos collaborateurs responsabilisés devraient savoir que, quel que soit leur niveau de pouvoir, tout acte de négligence au niveau de la confidentialité des documents relève purement et simplement de la faute professionnelle.

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Onderwerp: Participants, Organisateur

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