Quels outils pour assurer une bonne gouvernance?

Par Skope, le 14 févr. 2019 12:01:56

Les instances de gouvernance n’échappent pas à l’indispensable dématérialisation des outils et des documents dans les organisations. Pour les acteurs qui sont en charge de l’organisation de ces réunions d’instances et de leur suivi, c’est une opportunité d’en finir avec des étapes aussi innefficientes que le partage d’information via des canaux non sécurisés, l’impression des documents de travail, la non-coordination des agendas et le manque de suivi des décisions.

Les dernières années ont connu le développement de nombreux outils pour pallier ces écueils, mais devant la jungle des solutions disponibles, comment trouver son chemin ?

Un outil permet-il de gérer toutes ces problématiques de façon centralisée ?

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La nécessité de dématérialiser les instances de gouvernance et de direction.

Pour les acteurs clés de l’organisation des réunions d’instances de gouvernance, que vous êtes ou que vous côtoyez au sein de vos structures, de nombreuses étapes sont sources de risques internes et externes, ainsi que d’inefficience:

  • La non maîtrise de la traçabilité de l'information sensible lors d’échanges de documents par email ;
  • La difficulté d’accéder à l’information pertinente qui n’est pas centralisée ;
  • Des moyens collaboratifs limités et non spécialisés sur la thématique de la gouvernance ;
  • L’absence de recul nécessaire à la prise de décisions, liée à une diffusion erratique des documents préparatoires et des documents de suivi des réunions ;
  • La difficulté de suivre la mise en œuvre des décisions grâce un historique précis et indexé des décisions précédentes ;
  • La perte de temps de travail liée à la prise de rendez-vous et à la gestion des agendas ;
  • Le coût et l’impact environnemental des impressions papier, encore dominantes au sein des organisations, et la perte d’information associée.

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De nombreux outils pas toujours adaptés.

De nombreux éditeurs de logiciels et fournisseurs de systèmes d’information permettent de résoudre les difficultés précédentes:

  • Les logiciels en ligne de gestion documentaire (Solution GED) permettent le stockage, le classement, l’indexation et l’archivage de documents. Ce type de solution est utile mais insuffisante en termes de gestion collaborative, d’agendas et de suivi de décisions.
  • Les réseaux sociaux d'entreprise permettent la collaboration et le partage de documents. En revanche, la largeur des réseaux de diffusion et les protocoles peu sécurisés ne plaident pas en faveur de l’échange de documents confidentiels et stratégiques, ce qui les rend peu adaptés aux réunions de gouvernance.
  • Les logiciels de signature électronique, utiles pour la formalisation sécurisée des réunions. Ils ne permettent néanmoins pas l’organisation et l’animation des instances de direction, et a fortiori pas le suivi des décisions prises en instance.
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  • Les logiciels de gestion de tâches qui autorisent le suivi et la gestion de la mise en œuvre des décisions prises. Le principal élément limitant de ces logiciels est qu’ils ne sont dotés que pour la gestion de l’après réunion, la partie préparatoire et l’animation n’étant pas traitée.
  • Les logiciels de transfert de fichiers assurent la sécurité et le contrôle de l’information confidentielle et stratégique. En revanche ils ne facilitent pas la collaboration et la gestion des processus décisionnels sur l’ensemble des actions à mettre en oeuvre.
  • Les logiciels de prises de notes permettent la rédaction aisée des comptes-rendus de réunions et les minutes des décisions prises. Ils ne permettent en revanche pas la préparation amont des réunions, la gestion des agendas, et l’organisation des débats.

Tous ces outils sont malheureusement quasiment mono-tâche. Aucun d’entre eux, pris seul, ne saurait être efficace pour répondre à toutes les dimensions de l’organisation des réunions d’instances de gouvernance. Aucun d’entre eux n’est donc suffisant pour votre organisation. En sélectionner un seul ne vous apporterait qu’un gain d’efficience limité par rapport à la gouvernance. En sélectionner plusieurs vous créerait de réelles complications opérationnelles en requérant de votre part de passer sans cesse d’un logiciel à l’autre.

Portail de gouvernance, une réponse efficace.

Dans cet article, nous souhaitons vous présenter un type de solution qui s'impose de plus en plus pour la gestion des réunions d’instances de gouvernance, et leur suivi opérationnel : le board portal ou portail de gouvernance. Le board portal est un outil numérique centralisé permettant de sécuriser, simplifier et maîtriser chaque étape organisationnelle et décisionnelle des instances de gouvernance. C’est un outil stratégique, car il est destiné à devenir la courroie de transmission de votre gouvernance et le canal principal pour la circulation de l'information au sein du conseil et de la direction.

Le board portal s'impose aussi comme un outil indispensable pour gérer la temporalité de ces réunions : l’avant-réunion, pendant la réunion et l’après-réunion.

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  • L’avant-réunion, indispensable pour être mieux préparé et gagner du temps
    → Simplifier la logistique d'organisation de la réunion
    → Accéder à toute l'information de manière centralisée et en mobilité
    → Maîtriser la confidentialité de chaque point ou documents
    → Faciliter le travail préparatoire, grâce aux notes et annotations personnelles et les fonctionnalités collaboratives
  • Pendant la réunion, pour être efficace et collaborer plus facilement
    → Rester efficace grâce à un ordre du jour structuré
    → Accéder à la mémoire de l'organisation, pour une prise de décision optimale et garantir la continuité
    → S’adapter facilement en fonction du nombre de participants, en maîtrise de la confidentialité
    → Voter des décisions ou signer des documents
  • L’après-réunion, pour enfin assurer un suivi systématique des actions et décisions dans la durée
    → Produire, stocker et exporter toutes les décisions et comptes-rendus
    → Accéder facilement aux résumés des réunions précédentes
    → Attribuer les points d’action et partager les notes et mises à jour facilement

Par ailleurs, il convient d'insister sur quelques bénéfices évidents comme :

  • L'optimisation des ressources liées à l'organisation logistique de ces réunions. Celles-ci peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
  • La réduction de l'impact environnemental lié à la baisse de consommation du papier ;
  • Le gain d'efficacité des administrateurs et dirigeants, qui disposent de toute l'information nécessaire à l'exercice de leur mandat partout, tout le temp;
  • La maîtrise réelle de la confidentialité de l'information stratégique, d'un bout à l'autre de la chaîne de gouvernance;
  • L'impact sur le reste de l'organisation d'un suivi systématique dans la durée par le conseil ou la direction;
  • Et bien d'autres, ...

Pour conclure cet article sur le choix des outils adéquats pour assurer une bonne gouvernance, nous réitérons notre conseil d’opter pour une solution intégrée de type board portal qui s’adaptera parfaitement à votre utilisation quotidienne, tout en permettant de considérables gains de temps et de productivité dans la gestion des réunions d’instances de gouvernance. Une solution adossée à un acteur de renom vous apportera également une sécurité importante dans la confidentialité des échanges de documents, argument qui nous semble critique tant l’enjeu stratégique des décisions de gouvernance est important.

A ce titre, nous vous recommandons d’adopter l’application en SaaS appelée Skope (www.skope.eu) qui est la référence en Europe des portails de gouvernance. Disposant déjà de plus de 1,200 clients et de plus de 100,000 utilisateurs dans tous les types d’organisations (entreprises, associations etc.), Skope est reconnue et utilisée par ecoDa (www.ecoda.org), l’association européenne parente des associations nationales d’administrateurs, représentant 55 000 administrateurs en Europe.

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Onderwerp: Participants, Organisateur

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