Le Guide pour une meilleure rédaction du procès-verbal du conseil d'administration

Par Skope , le 17 mai 2019 14:43:27

Que serait une entreprise sans prise de décision ? Un bateau à la dérive. Il en va de même pour la rédaction du procès-verbal du conseil d'administration. Une entreprise ne pourrait fonctionner sans ces rapports consignés jouant le rôle à la fois de plan d’action de court terme des différentes directions et garant à long terme de la mémoire de la société.

En tant que secrétaire général(e), c’est votre rôle de respecter une procédure d’organisation des comités exécutifs sans faille. Pour vous guider, suivre une méthodologie rigoureuse est indispensable. Voici les étapes clefs pour vous accompagner dans votre mission de rédaction du procès-verbal du conseil d’administration.

procès-verbaux des réunions de conseil

 

La préparation du procès-verbal du conseil d’administration

Lorsque vous entamez la rédaction de votre procès-verbal, près de 40% des éléments peuvent d’ores et déjà y être présents.

 

L’ordre du jour

rédaction pv conseil d'administrationLa rédaction de votre compte rendu de conseil d'administration commence par un ordre du jour précis. En effet, vos prises de notes seront plus efficaces si elles sont structurées en cohérence avec le déroulé annoncé aux participants. De la même manière, plus l’ordre du jour sera fourni, plus vous pourrez pré-rédiger les informations relatives au compte rendu de conseil d'administration.

Squelette structurant de la réunion, l’ordre du jour vous sert également à préparer de manière précise les dates et noms des participants au conseil d’administration. Une erreur dans la consignation des présents peut rendre caduque une décision importante. En effet, chaque membre du conseil d’administration détient des mandats et un poids dans la prise de décision.

 

La prise en compte des documents

Les personnes interrogées par Skope qui ont facilement accès à ces documents passent en moyenne moins de temps en réunion. Elles sont également plus satisfaites des réunions (selon l’état des lieux de la gestion des réunions 2018 mené auprès de 700 participants de tous les secteurs).

Une copie des documents présentés en séance (digitaux ou papiers) devront également être joints en annexe de votre PV de réunion. Veillez-donc à les recevoir et les classer en amont.

 

Le déroulé de la réunion

 

Le formalisme et la conformité de la réunion

Comme évoqué précédemment, une des étapes clef consiste à consigner les personnes présentes dans votre PV du conseil d'administration ainsi que leur heure d’arrivée (en cas de retard d’un participant, son vote à une mention passée ne pourra pas être pris en compte). Grâce à votre préparation en amont, il sera plus aisé d’identifier les présents, absents ou remplaçants.

Plusieurs méthodes s’offrent à vous :

  • Une checklist où vous pourrez « pointer » les personnes que vous connaissez dès leur entrée en salle de réunion
  • Une feuille de présence à faire circuler. Cette méthode semble plus risquée car ce n’est plus vous qui maîtrisez la consignation.
  • Un tour de table pour bien identifier chaque personne avant de démarrer la séance.

Les outils digitaux vous facilitent la prise de note et leur mise en page, il est conseillé de les utiliser avec parcimonie lors de l’enregistrement des conversations au risque d'être beaucoup moins concis dans la rédaction du procès-verbal.

Voici le résumé des informations cruciales à inclure dans votre PV de réunion :

  • La date, l’heure et le lieu de la réunion
  • Le nom du président et du secrétaire de séance
  • Les personnes présentes, les absents
  • Fil rouge des précédentes réunions : conclusions et points en suspend
  • Les décisions sur chaque point de l’ordre du jour, avec :
    • les actions menées ;
    • Les mesures adoptées et le nom de l’initiateur de la motion ;
    • Le détail des votes des membres du conseil d’administration : pour, contre, abstention.
    • L’heure de fin de la séance ainsi que l’annonce de la prochaine réunion

 

guide-10-meilleures-pratiques

 

Le fond et la forme

Le ton d’un procès-verbal doit être neutre, concis et ne pas faire état de tous les commentaires et noms des personnes s’étant exprimées. Véritable exercice de style, il requiert un bon esprit de synthèse pour ne rédiger que l’essentiel sans perdre pour autant le contexte dans lequel la décision a eu lieu. Pour cela, relisez rapidement vos notes après la réunion pour les épurer.

Évitez les abréviations qui seront rapidement obsolètes dans le temps.

Pour conclure le document, n’oubliez pas la signature du secrétaire de séance après approbation du contenu par le président et secrétaire du conseil d'administration.

 

Le suivi du conseil d’administration post-réunion

L’étape finale de votre mission consiste à rédiger et transmettre la version définitive du PV de la réunion du conseil d'administration. Ce document officiel ne sera plus modifié. Il demande donc toute votre attention !

Bien que l’ensemble des membres du conseil d’administration porte la responsabilité des décisions, c’est bien le rédacteur du procès-verbal du conseil d'administration qui est garant de son contenu.

Contenu

Le procès-verbal final devra exprimer de manière claire le vote d’une résolution et la motivation à cette décision. Que ce soit pendant la séance ou lors de la rédaction finale, soyez à l’aise pour demander une précision aux participants de la réunion. Seule l’exactitude compte et personne ne se formalisera si vous demandez de l’aide.

Ce suivi et cette précision ont d’autant plus de valeur que vous devrez porter à l’ordre du jour du prochain conseil d’administration les désaccords ou sujets restés en suspend.

Envoi

Plusieurs solutions d’envoi du procès-verbal existent : par email, courrier papier ou outil sécurisé. Plus vous utilisez de mesures de sécurisation et de sauvegarde de ce document, plus vous vous assurez de travailler en tout sécurité pour vous et votre entreprise.

En conclusion, l’utilisation de modèles de pv de réunion du conseil d'administration vous rendra plus efficace et cohérent dans votre rédaction. Plus encore, les nouveaux outils digitaux faciliteront votre prise de note, la traçabilité et la sécurisation des informations. Les outils comme Skope, gèrent intuitivement ces rédactions de procès-verbal du conseil d'administration, amènent plus de collaboration et génèrent un gain de temps considérable dans tout le process d'organisation et de rédaction.

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