Une bonne gouvernance, un gage d’efficacité et de contrôle

Par Skope , le 27 déc. 2018 11:14:34

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En tant qu’administrateur ou dirigeant de votre organisation, vous contribuer activement au rôle de contrôle et d’orientation de l'instance de gouvernance que vous représentez. Ce rôle est déterminant pour le bon fonctionnement de votre organisation et la garantie d'une bonne gouvernance.

Il est souvent difficile pour les équipes opérationnelles de développer une vision stratégique et de penser long terme tant ils sont absorbées par la gestion quotidienne.

La question du temps long et des orientations futures de votre activité conditionnent évidemment la pérennité et la performance de votre organisation. Mais plus simplement, l'histoire montre que l’absence d’une discipline régulière d’organisation de réunions de direction et du conseil d’administration a un impact direct sur la trajectoire de l'organisation à long terme.

Ces réunions sont indispensables pour vous permettre, dirigeants et administrateurs, de prendre du recul sur les opérations, et de confronter vos positions afin de développer de nouvelles idées.

Dans cet article, nous insisterons sur ce qu’est une bonne gouvernance et sur l’importance de bien en organiser ces réunions stratégiques de façon régulière et suivie, afin d’assurer la pérennité de la performance de votre organisation.

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Des professionnels absorbés par leur quotidien

Quelque soit l’organisation de travail, un constat récurrent fait par les dirigeants d’organisations même très diverses (associations, TPE-PME, grandes entreprises) est qu’entre la surcharge administrative, la complexité de la gestion budgétaire et financière et le pilotage des opérations, il ne leur reste que très peu de temps (et d’esprit !) disponible pour penser le long terme.

Certains dirigeants ont parfois même tendance à baisser les bras face à l'exigence que l'anticipation impose, tant leur activité est sans cesse en mutation.

Les collaborateurs des dirigeants épuisent en général de nombreuses heures de leur précieux temps lors de réunions opérationnelles d’avancement ou de partage d’information sur un projet. Cela rend caduque toute tentative de penser le long terme.

Il nous paraît donc indispensable de rappeler l’importance d'une gouvernance efficace et de forum périodiques d'échange et de décision.

Une bonne gouvernance est garante de la performance

Bien penser le long terme dans votre organisation nécessite d’instaurer une discipline régulière de revue de l’activité et de mesure des actions mises en œuvre. Les réunions des instances de gouvernance, qui permettent de remplir ces objectifs clés sont donc indispensables, et doivent être tenues de façon systématique.

L’organisation de ces réunions de comité de direction ou de conseil d’administration se doit donc d’être particulièrement structurée, de façon à inciter l’ensemble des acteurs à y participer activement.

Les décisions prises lors de ces rendez-vous clés sont indispensables pour sortir l’activité de son quotidien, et donc de garantir une bonne performance de votre organisation à long terme.

Aussi nous pensons qu'une bonne gouvernance des organisations, permettant de parvenir à cet objectif de performance, doit savoir conjuguer des intérêts parfois contradictoires, afin de parvenir à prendre des décisions dans des contextes de mutation ou d'incertitude.

Cette alliance d’intérêts doit servir à proposer une vision stratégique communément partagée par les acteurs, se fondant sur une relation de confiance durable entre direction, salariés et actionnaires.

Le Conseil Economique Social et Environnemental insiste également sur une meilleure association des salariés à ces objectifs de conciliation d’intérêts dans les instances de gouvernance, comme chemin vertueux vers la performance de l’organisation. Cette association peut se réaliser sous forme par exemple de pratiques participatives, d’actionnariat salarié et de présence de représentants.

N’oublions pas enfin l’importance des relations que doivent nouer les instances de gouvernance des organisations avec les acteurs externes : territoires, environnement, sous-traitants, donateurs, clients etc.

La gouvernance déterminante pour contrôler les risques potentiels

Dans tout type d’organisation et d’activité, nous pensons qu'une bonne gouvernance se fondent sur les éléments suivants :

  • La stratégie, et la définition des actions stratégiques prioritaires ;

  • L’analyse des risques inhérents à la complexité des situations, ou à l’incertitude ;

  • La responsabilité sociale et environnementale (RSE) de l’organisation, en regard des enjeux mondiaux sur ces questions ;

  • La communication avec les parties prenantes : salariés, actionnaires, clients , fournisseurs etc.
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Dans le cas particulier de l’analyse des risques par exemple, nous pensons qu’une des principales missions des instances de gouvernance est d’organiser des systèmes de prévention et de gestion de ces risques. Idem, dans le cas des politiques de RSE, qui doivent généralement s’insuffler dans l’ensemble des activités de l’organisation quelque soient leur nature.

Nous insistons sur le fait que seules les instances de gouvernance telles que comité de direction ou conseil d’administration disposent du recul suffisant afin de diffuser ces politiques dans l’ensemble de l’organisation. Il nous apparaît donc critique de systématiser l’organisation de leurs réunions, afin d’en assurer la prise de décisions et la mise en place des actions.

Un sujet d’actualité (l'exemple de la loi PACTE)

Les dirigeants ou administrateurs considèrent parfois que la gouvernance est une contrainte, un corpus de procédures « juridico-administratives » qui limitent leur pouvoir de décision. Ceci est particulièrement vrai dans les organisations de grande taille comme les entreprises cotées ou les organismes para-publics.

Dans le cas des entreprises, la nouvelle loi PACTE votée au Parlement en 2018 contribue à renforcer l’importance de la gouvernance. Ce qui peut paraître paradoxal de prime abord… Mais il n’en est rien ! L’esprit de la loi est avant tout de réconcilier les dirigeants et administrateurs avec la gouvernance.

Un des principaux apports de la loi est d’introduire la notion d’ « intérêt social » dans les statuts des entreprises. Cet apport, directement inspiré par les recherches menées à l’Ecole des Mines de Paris sur la notion d’ « entreprise à mission », propose d’inscrire la « mission » de l’entreprise directement dans ses statuts.

Cette inscription aux statuts renforce considérablement l’influence des instances de gouvernance qui veillent à l’application des dispositions statutaires au sein de l’organisation. Par exemple, la loi propose que la gouvernance permette d’évaluer de façon régulière la contribution sociétale de l’entreprise, et son ancrage dans les préoccupations actuelles telles que l’environnement et les pratiques sociales.

Cet exemple de la loi PACTE à destination des entreprises du secteur privé est l’illustration de l’actualité des enjeux de la gouvernance en tant que garante de la performance à long terme d’une organisation.

La gouvernance, comment l'organiser et la gérer au quotidien

Nous espérons que cet article serve à vous convaincre de soigner la gouvernance de votre organisation. Nous l'avons vu, il s'agit d'un enjeu majeur pour maintenir et développer les alliances d'intérêt au sein de cette dernière.

Mais garantir une bonne gouvernance est un enjeu du quotidien pour les acteurs en charge de l'organiser. Il convient notamment de subvenir à leurs besoins d'outils performants. Ces outils doivent permettre la prise de RDV, la gestion des plannings, la circulation et la traçabilité des documents pré- ou post-réunion, et le suivi des actions décidées lors des délibérations.

En tant que dirigeant, votre rôle est de favoriser l'intégration de systèmes d'information fiables et sécurisés au service d'une organisation efficiente des conseils d'administration ou comités de direction. Nous pensons qu'adopter un outil digital, permettant de centraliser l'ensemble des étapes précitées, fournira à vos collaborateurs d'importants gains de temps et de productivité.

Nous recommandons particulièrement l'usage de l'application Skope (www.skope.eu), qui s'adapte parfaitement aux contraintes de tout type d'organisation tout en garantissant une confidentialité optimale lors des échanges.

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